Wprowadzenie

Grodzka Tradycyjne Wyroby Domowe (Grodzka.pl) jest marką Mazowieckiej Instytucji Gospodarki Budżetowej MAZOVIA (dalej MIGB) zajmującą się usługami gastronomicznymi stanowiącymi głównie potrawy garmażeryjne. Nasze usługi gastronomiczne skierowane są do instytucji Państwowych i osób prywatnych, działamy na terenie całego kraju. W związku z realizacją naszych usług MIGB przetwarza dane osobowe, m.in. klientów indywidualnych, osób reprezentujących instytucje, współpracowników oraz pozostałych osób związanych z tą częścią działalności MIGB. W MIGB obowiązuje ogólna polityka prywatności dedykowana dla marki Grodzka.pl, której treść znajduje się poniżej, natomiast szczegółowe informacje na temat przetwarzania danych w poszczególnych procesach otrzymają Państwo w odpowiednim formularzu, umowie lub w innym momencie dedykowanym dla momentu zbierania i dalszego przetwarzania danych w związku z konkretnym celem, w zależności od tego czy będziecie Państwo naszym klientem korzystającym z usług gastronomicznych, osobą reprezentującą klienta lub kontrahentem.

 Jakie jest nasze podstawowe podejście do przetwarzania danych? 

Ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych jest jednym z praw podstawowych każdej osoby. Mazowiecka Instytucja Gospodarki Budżetowej MAZOVIA przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności osób, których dane osobowe przetwarza, bez względu na to, czy zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, czy z innych źródeł. Niniejszy dokument dostarcza osobom, których dane osobowe przetwarza MIGB podstawowe informacje na temat sposobów ich pozyskiwania, przetwarzania oraz zabezpieczania.

W każdym przypadku MIGB przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i świadomie, zachowując przejrzystość w obszarze wykorzystywania danych zgodnie z celem, dla którego zostały zebrane oraz z zapewnieniem nadzoru nad poszczególnymi czynnościami ich przetwarzania, zapewniając jednocześnie osobom których dane przetwarza pełne prawo kontroli ich danych osobowych.

Kto jest Administratorem danych?

W procesach przetwarzania danych, w których MIGB jest podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych, MIGB jest również ich Administratorem, reprezentowanym przez Dyrektora Instytucji. Z uwagi na fakt, że Grodzka.pl jest marką MIGB, Administratorem danych przetwarzanych w zakładach produkcyjnych jest MIGB.  MIGB działa jako jednostka sektora finansów publicznych, na podstawie statutu oraz obowiązujących przepisów prawa. Została powołana Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 listopada 2010 roku w sprawie utworzenia Mazowieckiej Instytucji Gospodarki Budżetowej MAZOVIA (Dz. Urz. Min. Sprawiedliwości poz. 159 z późn.zm.) w celu realizacji zadań publicznych polegających na prowadzeniu odziaływań penitencjarnych oraz resocjalizacyjnych wobec osób skazanych na karę pozbawienia wolności przez organizowanie pracy sprzyjającej zdobywaniu kwalifikacji zawodowych. Działalność produkcyjna mebli mieści się w działaniach statutowych MIGB. Główna siedziba Instytucji mieści się w Warszawie przy ul. Kocjana 3, 01-473 Warszawa. Instytucja została wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000373652, posiadająca numer identyfikacji podatkowej NIP 522-29-67-596, REGON 142732693. Instytucja tworzy wewnętrzne jednostki organizacyjne, w szczególności w formie oddziałów, zakładów i wydziałów produkcyjnych. Prowadzi działalność handlowo usługową, produkcyjną oraz wykonuje roboty remontowo budowlane na rzecz organu założycielskiego i nadzorowanych przez niego jednostek.  

Kontakt do Administratora realizowany jest za pośrednictwem Centrali w Warszawie pod adresem e-mail: sekretariat@igbmazovia.pl  lub  telefonicznie pod nr 22 328 60 01 lub w siedzibie Centrali przy ul. Kocjana 3, 01-473 Warszawa

Skąd pozyskujemy dane osobowe?

Dane osobowe zbieramy bezpośrednio lub pośrednio od osób, których dane dotyczą, jedynie w ramach procesów związanych z działalnością MIGB, w tym przypadku – w związku z działalnością marki Grodzka.pl zajmującej się usługami gastronomicznymi.  Zbieramy dane osobowe, które są niezbędne m.in. w celu:

  • Kontaktu z Państwem
  • Dokonania wyceny zamówienia
  • Zawarcia umowy na realizację zamówionej usługi
  • wystawienia faktury za usługę

Dane które przetwarzamy podawane są dobrowolnie przez osobę, której one dotyczą. Nie przetwarzamy danych nadmiarowych, stosujemy zasadę ich minimalizacji i adekwatności do celu, w jakim są zbierane.

Jaki jest zakres, cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?

MIGB przetwarza dane osobowe wyłącznie dla określonych i zgodnych z prawem celów, przede wszystkim określonych w statucie Instytucji i przepisach prawa. W zależności od celu przetwarzania (rodzaju usługi/ zadania publicznego) wymienionych w poprzednim rozdziale, a także kategorii osób, których dane przetwarzamy (klient, kontrahent, osoba kontaktująca się z nami) zakres zbieranych danych może się różnić, jednakże w każdym przypadku uwzględniana jest zasada minimalizacji danych oraz ich ochrony domyślnej. 

W obszarze działalności marki Grodzka.pl dane osobowe przetwarzane są w celu umożliwienia korzystania Państwu z naszej oferty dotyczącej usługi gastronomicznej i dostawy wyrobów garmażeryjnych, a nam w celu wywiązania się z określonych w związku z tym obowiązków. Podstawą przetwarzania może być odpowiednio:

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (np. w celach marketingowych Grodzka.pl),

 art. 6 ust.1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (np. na realizację zamówienia mebli),

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (np. w przypadku wystawienia faktury lub rozliczenia umowy)

art. 6 ust.1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią (np. w przypadku danych kontaktowych podawanych w formularzu kontaktowym).

Szczegółowe informacje na temat podstawy przetwarzania danych otrzymacie Państwo w momencie zbierania danych. Odpowiednio będą podane np. w formularzu lub zawarte w umowie – w zależności od rodzaju i celu przetwarzania.

Czy istnieje obowiązek podania danych osobowych Administratorowi?    

W przypadku realizacji celów, w których podstawą przetwarzania jest zgoda, nie wymagamy od nikogo podania danych osobowych. W tym zakresie występuje pełna dobrowolność jednak, aby móc realizować te cele wyrażona zgoda i podanie danych jest niezbędne.

W przypadku, gdy dane przetwarzane są w związku z realizacją umowy lub wystawienia faktury podanie danych jest również dobrowolne, jednakże niezbędne do zawarcia umowy lub wystawienia faktury. Jeśli z jakiegoś powodu osoba nie przekaże nam wymaganych danych osobowych, niestety nie będziemy mogli zawrzeć z nią umowy lub wystawić faktury,  a tym samym nie będzie możliwa realizacja celu, a dla którego przetwarzanie danych jest niezbędne.

Tam gdzie realizujemy swój obowiązek statutowy lub obowiązek nałożony przepisami prawa podanie danych jest obowiązkowe i wynika z tych przepisów, np. w przypadku danych zbieranych do rozliczeń należności publicznoprawnych wynikających z przepisów podatkowych.

Jakie uprawnienia wobec Administratora przysługują osobom w zakresie przetwarzanych danych?

Gwarantujemy Państwu spełnienie wszystkich praw, które w tym przypadku wynikają z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj.

  1. prawo dostępu do danych,
  2. prawo sprostowania oraz usunięcia danych, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe albo zostały zebrane z naruszeniem prawa lub są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane,
  3. prawo ograniczenia przetwarzania danych,
  4. prawo do przenoszenia danych,
  5. prawo poprawiania, żądania uzupełnienia, uaktualnienia,
  6. prawo do cofnięcia zgody,
  7. prawo do czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania danych,
  8. prawo niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym w oparciu
    o profilowanie,
  9. prawo wniesienia pisemnego żądania zaprzestania przetwarzania danych, o ile dane przetwarzane są w związku z wcześniej wyrażoną zgodą w celach innych niż ta którą wyraziliście, lub w związku z umową ew. przepisami prawa.

Macie Państwo również prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem przez Administratora podanych danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Komu udostępniamy dane osobowe?

Dane osobowe nie będą przekazywane podmiotom trzecim, o ile nie będzie się to wiązało z koniecznością wynikającą z realizacji konkretnych umów lub obowiązujących przepisów prawa. Państwa dane mogą przetwarzane przez podmioty, z którymi MIGB MAZOVIA podpisała umowę powierzenia przetwarzania danych w celu realizacji zawartej umowy wspomagającej naszą działalność, np. firm utrzymujących systemy teleinformatyczne, prowadzących audyty itp.

Jak długo wynosi okres przetwarzania zgromadzonych danych?

Dane osobowe przetwarzane w Mazowieckiej Instytucji Gospodarki Budżetowej MAZOVIA przechowujemy nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których je zgromadzono, z zastrzeżeniem, że w sytuacji, gdy obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania (np. dla rozliczeń finansowo – księgowych lub archiwizacji dokumentacji) dane przechowywane są przez czas przewidziany w przepisach szczególnych. I tak np.

  1. w przypadku przetwarzania danych w związku z zawartą umową cywilnoprawną przez czas obowiązywania umowy, a po jej rozwiązaniu do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z przepisów prawa,
  2. w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przez okres do ustania celu przetwarzania, cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu.
  3. W przypadku przetwarzania danych na podstawie określonego przepisu prawa – przez czas wskazany w przepisach lub instrukcji archiwalnej instytucji.

Bliższe informacje na temat czasu przetwarzania danych znajdują się w informacjach dotyczących przetwarzania danych dedykowanych dla konkretnych procesów.

Czy przekazujemy dane do państw spoza EOG?

Nie przekazujemy danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z wyjątkiem danych które są publicznie dostępne za pomocą sieci Internet w ramach naszej strony internetowej, o ile jest ona dostępna poza tym obszarem.

Czy przetwarzamy dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Państwa prawa?

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), w sposób wywołujący wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływać na ich sytuację.

Profilowanie danych osobowych przez Administratora polega na przetwarzaniu danych w ramach procesu rekrutacji, poprzez wykorzystywanie pozyskanych danych do ich oceny pod względem przyjętych dla danej rekrutacji kryteriów, w szczególności czy osoba ubiegająca się o przyjęcie spełnia określone wymagania i w jakim stopniu.

Kiedy można cofnąć zgodę na przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody?

Informujemy, że w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, wyrażone zgody mogą zostać cofnięte w dowolnym momencie bez podania żadnych przyczyn. Możecie Państwo to zrobić kontaktując się z nami za pośrednictwem adresu e-mail: iod@igbmazovia.pl lub przesyłając żądanie do właściwego zakładu produkcyjnego, w którym Państwa dane są przetwarzane.

Jednocześnie informujemy, że cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 

Czy stosujemy pliki cookies

W związku z udostępnianiem zawartości serwisu internetowego igbmazovia.pl oraz strony internetowej grodzka.pl stosuje się tzw. cookies, tj. informacje zapisywane przez serwery na urządzeniu końcowym użytkownika, które serwery mogą odczytać przy każdorazowym połączeniu się z tego urządzenia końcowego, może także używać innych technologii o funkcjach podobnych lub tożsamych z cookies. W niniejszym dokumencie, informacje dotyczące cookies mają zastosowanie również do innych podobnych technologii stosowanych w ramach naszych serwisów internetowych. Pliki cookies (tzw. “ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika serwisu internetowego igbmazovia.pl. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.

Szczegółowe informacje znajdą Państwo w odrębnej Polityce plików cookies.

Jak zabezpieczamy dane osobowe?

Mazowiecka Instytucja Gospodarki Budżetowej MAZOVIA stosuje środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii przetwarzanych danych osobowych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, mając jednocześnie na celu zapewnienie ich integralności, poufności, rozliczalności i dostępności.

Szczegóły dotyczące sposobów i rodzajów stosowanych zabezpieczeń zostały opisane w wewnętrznych politykach, instrukcjach i procedurach Instytucji.

W jaki sposób można uzyskać dodatkowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych? 

W celu pozyskania dodatkowych informacji, przekazania uwag lub wniosków na temat przetwarzanych przez nas danych osobowych prosimy o kontakt z wyznaczonym przez Administratora inspektorem danych osobowych. Oto jego dane kontaktowe:

IOD: Pan Tomasz Tołpa
adres e-mailiod@igbmazovia.pl,
adres pocztowy: Inspektor Ochrony Danych, IGB MAZOVIA ul. Kocjana 3, 01-473 Warszawa